为加快婚姻登记信息化数字化管理进程,全面推进我市婚姻登记档案及数字化处理服务工作,现结合中心实际工作需要,就市婚姻登记管理中心婚姻档案整理与数字化服务采购项目进行公开竞价采购,欢迎符合资质要求、具备履约能力的供应商积极参与竞价。
一、采购项目信息
(一)采购项目名称:市婚姻登记管理中心婚姻档案整理与数字化服务采购项目
(二)采购项目预算金额:80000.00元。
(三)服务地点:东莞市南城街道鸿福路199号市民服务中心一楼婚姻登记区内。
二、采购项目需求
(一)档案整理:2022年度婚姻登记档案
1、分类整理:按婚姻档案的类别进行分类。
2、编制页码:文件编制页码位置正面的打在文件右下角、背面(有内容)的左下角。
3、文件裱糊:对破损或太薄的页面进修裱糊。裱糊要求采用对纸张无损害的白乳胶。
4、盖档号章:在每份文件首页右上方空白处加盖档号章。主要项目有:全宗号、类别号、年度、期限、件号组成。
5、档案著录:按照档案著录文件要求,著录内容包括:件号、责任者、文件标题、文件日期、页数、备注等。
6、档案装订:应在左侧位置用不锈钢钉装订。装订前要去除文件上易锈蚀的金属物,用不锈钢专用钉进行装订。文件页数多时,不可折叠,整份存放。页码顺序正确,无倒置、脱漏的页张,装订无压字,装订要求整齐、牢固、不影响阅读。文件过厚时采用“三孔一线”的方式装订。
7、档案装盒:将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒背脊。盒脊需填写项目包括:全宗号、全宗名称、年度、机构、起止件号,与归档号相对应。
8、档案入库排架:将装盒后的档案实体按件号顺序放入档案柜内。
9、打印档案目录:
归档文件目录按照统一的规范格式,打印一式两套。档案目录夹需制作档案目录封面和侧脊标签。
(二)档案数字化:2022年度婚姻登记档案
按照以下数字化的要求进行档案扫描:
1、扫描方式:根据档案幅面的大小,选择适用的扫描仪,也可采用小幅面扫描后的图像进行拼接方式处理。普通纸质文件采用高速图像扫描仪。纸张过薄或过厚的文件采用平板扫描仪。
2、扫描彩色模式:扫描彩色模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常一般采用黑白二值模式。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,采用彩色模式扫描。
3、扫描分辨率:需要时可根据原件的清晰度适当调整分辨率。增减的多少以扫描图像按原尺寸显示后是否清晰为准。
4、特殊页面扫描:粘贴页与表格:对于粘贴页,可用平板扫描后拼接,对部分字体很小、字迹密集的情况,可适当提高扫描分辨率,选择灰度或彩色扫描,采用局部深化技术解决。
5、扫描质量检查:对照原文件检查扫描是否清晰、完整、做到不漏扫、文件与实体相符,多页的文件页码顺序正确,图像的质量情况,不合格的图像要求进行补扫或重扫。
6、影像处理质检:对图像偏斜度、清晰度等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。
7、存储格式:纸质文件以PDF格式保存。
8、扫描文件的命名:按照市档案馆档案管理平台系统的要求将电子扫描件命名,确保数字化之后的扫描成果上传到档案系统中。
(三)后期工作。根据市档案馆的要求完成档案移交工作,若需整改,须完成后续整改工作,直至市档案馆验收成功,接收档案。
三、竞价人的资格要求
(一)竞价人须符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条之规定:
1.具备独立承担民事责任的能力;
2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;
3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;
4.拥有依法缴纳税收和社会保障资金的优良记录;
5.参加政府采购活动前三年内,在经营活动中无重大违法记录;
6.法律、行政法规所规定的其他条件;
7.竞价人需在竞价文件中对以上要求出具《资格条件承诺函》。
(二)竞价人具备独立承担民事责任能力且在中华人民共和国境内注册的法人、其他组织或自然人;法定代表人或单位负责人与本项目其他竞价人的法定代表人或单位负责人不为同一人且与其他竞价人之间不存在直接控股、管理关系。竞价人需在竞价文件中对以上要求出具《资格条件承诺函》。
(三)竞价人未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法案件当事人名单或政府采购严重违法失信行为”记录名单;不处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。(以采购人于竞价当天在“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)及中国政府采购网查询结果为准,如相关失信记录已失效,供应商需提供相关证明资料)。竞价人需在竞价文件中对以上要求出具《资格条件承诺函》。
(四)已成功报名本项目的竞价人。
(五)本项目不接受联合体竞价。
(六)其他要求:
1、婚姻档案属于民生类重要档案,其婚姻状况属于公民极其私密的个人信息,受《中华人民共和国民法典》等相关法律的严格保护,所以在整理与数字化加工过程中必须严格保密,供应商需具备涉密档案数字化加工资质。
2、供应商有认证范围包含档案扫描、文档数字化或档案数字化档案整理内容的国际标准化组织质量管理体系证书,档案整理服务等级资质证书。
3、负责本项目的负责人须持有国家信息安全证书以及政府行政管理部门颁发的档案资格证书。
4、供应商需有类似档案整理与数字化加工成果,移交到市档案馆的成功案例。
四、报价截止时间、地点及事宜
(一)提交的相关资料
符合资格的供应商应当提交下列资料密封并加盖公章、骑缝公章。供应商对报价响应内容的真实性承担法律责任。
1.营业执照副本复印件/非营利组织的相关登记证件;
2.报价单(附件1),报价为一次性报价,不得更改报价,多次报价为无效报价;
3.法定代表人/负责人证明书(原件),若非法定代表人/负责人参加竞价的,则须同时提交法定代表人/负责人证明书和法定代表人/负责人授权委托书(原件);
4.竞价人(或项目负责人)的身份证复印件(加盖公章);
5.本机构简介、同类业绩介绍、股东基本情况说明;
6.承接本项目的工作实施方案、承诺组建项目符合资质的人员队伍;
7.“信用中国”网站及中国政府采购网查询结果截图及失信记录已失效相关证明材料;
8.资格条件承诺函。
(二)报价提交方式和注意事项
1.报价截止日期为:自本公告之日起5日内送达报价文件。
2.报价文件递交方式:可通过现场或快递的方式送达。(备注:采用快递的方式送达的,快递费用由竞价人自行承担,采购人不接受到付。由于快递原因未能按时送达的,视为竞价人放弃本项目的竞价,所造成的损失由竞价人自行承担)。
3.邮寄地址:东莞市南城街道鸿福路199号市民服务中心一楼婚姻登记区,收件人:陈先生,电话:0769-22835956。
五、竞价规则及采购结果确认
本次采购按照满足竞价项目需求且报价最低的原则确定成交人。报价时间截止后,按照以下原则确定成交候选人的排序:
(一)报价最低的,排序第一;
(二)整体价格相同的,由采购人根据承接工作实施方案组
织最低报价的供应商二次报价后确定成交供应商;
(三)参加竞价的供应商不足三家,或满足竞价需求的供应商不足三家的,原则上再延期3个工作日接收报名,延期后仍不足三家的,由东莞市婚姻登记管理中心确定是否启动第二次采购,或从报名合格的供应商中选取一家;
(四)采购人认为竞价人的报价明显低于其他竞价人的报价,有可能影响产品质量或者不能诚信履约的,且竞价人的报价文件不能证明其报价合理性的,采购人有权择优选择其他竞价人作为本项目成交人。
报价时间截止后,我单位在5个工作日内根据成交信息确认采购结果。确认采购结果后,采购人将通过市民政局门户网站公开发布采购人成交结果,同时向成交人发出成交通知书。
六、合同订立
按照竞价成交通知书确定的价格、数量、服务期等事项,在5个工作日内与成交人签订纸质合同。
七、服务期限
2026年11月30日前完成全部工作。
八、验收要求
我单位将审查项目有关指标是否达到了合同的要求,对项目的成果做出评价,并签署验收。
九、付款方式及要求
(一)资金支付方式为签订合同后,根据合同的具体约定,或依据实际完成的档案整理数量及档案搬运摆放、档案耗材、档案数字化处理等实际工作情况支付合同款项。在收到成交单位开具的发票之日起15个工作日内支付费用。
(二)由于采购人使用的是财政资金,相关款项的支付需向政府财政支付部门提交财政支付申请手续,并经审核同意后方可完成转账。在政府财政支付部门进行议付审核及转账期间,视为付款宽限期。在此宽限期内,成交人不得追索主张任何资金利息、费用、违约金或损失,亦不得拒绝履行合同义务。
十、联系事项
发起人:东莞市婚姻登记管理中心
地址:东莞市南城街道鸿福路199号市民服务中心一楼婚姻登记区
联系人:陈先生
联系电话:0769-22835956
邮编:523000
